Procedura zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Teatrze im. Stefana Żeromskiego w Kielcach
Zarządzenie nr 14/2024
Dyrektora Teatru
im. Stefana Żeromskiego w Kielcach
z dnia 19.09.2024 r.
w sprawie ustalenia Procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Teatrze im. Stefana Żeromskiego w Kielcach
Na podstawie art. 24 ust. 1 oraz art. 25 ustawy z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928)
zarządzam, co następuje:
§ 1. 1. Ustala się Procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Teatrze im. Stefana Żeromskiego w Kielcach, w treści stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia.
§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom Teatru im. Stefana Żeromskiego w Kielcach.
§ 3. Zarządzenie podlega opublikowaniu na stronie BIP Teatru im. Stefana Żeromskiego w Kielcach i wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania do wiadomości osób wykonujących pracę.
Procedura
zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
w Teatrze im. Stefana Żeromskiego w Kielcach
§ 1. Cel
- Niniejsza procedura określa tryb zgłaszania wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Teatrze im. Stefana Żeromskiego w Kielcach oraz zasady ochrony sygnalistów zgłaszających lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa wynikających z Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928), która wdraża dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17, Dz. Urz. UE L347 z 20.10.2020, str. 1, Dz. Urz. UE L 265 z 12.10.2022, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 150 z 09.06.2023, str. 40).
§ 2. Naruszenie prawa
- Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa określone w:
- art. 3 ust. 1 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;
- Kodeks etyki pracowników Teatru im. Stefana Żeromskiego w Kielcach;
- Regulaminie Pracy obowiązującym w Teatrze im. Stefana Żeromskiego w Kielcach.
§ 3. Sygnalista
- Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:
- pracownik;
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- przedsiębiorca;
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
- stażysta;
- wolontariusz;
- praktykant.
- Procedurę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Teatrze im. Stefana Żeromskiego w Kielcach lub na rzecz tego podmiotu lub już po ich ustaniu.
§ 4. Zespół upoważniony do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń
- Podmiotem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa, dokonywania ich weryfikacji i podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu, jest wyznaczony przez Dyrektora Teatru im. Stefana Żeromskiego w Kielcach zespół, składający się z pracowników Teatru im. Stefana Żeromskiego w Kielcach, zwany dalej Zespołem, któremu przewodniczy Pełnomocnik sygnalistów.
- Zespół wykonując powierzone zadania podlega bezpośrednio Dyrektorowi Teatru im. Stefana Żeromskiego w Kielcach.
- Do zadań Zespołu należy w szczególności:
- przyjmowanie zgłoszeń;
- bezstronne rozpatrzenie zgłoszenia, w tym prowadzenie niezbędnej komunikacji z sygnalistą;
- określenie propozycji działań następczych lub dyscyplinujących;
- określenie rekomendacji dotyczących działań zapobiegawczych;
- prowadzenie rejestru zgłoszeń.
- Zespół może zaangażować, o ile uzna to za zasadne, przedstawicieli działów Teatru im. Stefana Żeromskiego w Kielcach lub osób niezależnych do udziału w postępowaniu wyjaśniającym.
§ 5. Sposoby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę
- Zgłoszeń wewnętrznych można dokonywać poprzez wypełnienie karty zgłoszenia wewnętrznego, stanowiącej Załącznik nr 1 do Procedury, dostępnej na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Teatru im. Stefana Żeromskiego w Kielcach:
- ustnie: podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego na wniosek sygnalisty z Pełnomocnikiem sygnalistów w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W celu umówienia terminu spotkania konieczny jest kontakt mailowy: sygnalista@teatrzeromskiego.pl;
- pisemnie: pocztą w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Poufne - nie otwierać. Zgłoszenie wewnętrznego naruszenia prawa” na adres: Zespół badający zgłoszenia sygnalistów; Teatr im. Stefana Żeromskiego w Kielcach; ul. Sienkiewicza 32, 25-507 Kielce;
Zgłoszenia dokonane inną drogą niż przewidziano w Procedurze pozostawia się bez rozpoznania.
2. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
- dane sygnalisty (imię i nazwisko, adres do korespondencji, adres mailowy, numer telefonu);
- datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia;
- opis naruszenia;
- datę i miejsce zaistnienia naruszenia prawa/datę powzięcia informacji o naruszeniu prawa;
- dane niezbędne do identyfikacji osoby, której dotyczy zgłoszenie;
- ewentualne dowody potwierdzające opisany stan faktyczny oraz wszelkie inne informacje mające związek ze zgłoszeniem, w tym ewentualne dokumenty;
- wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego, zapewniającego zachowanie zasady poufności.
6. Zgłoszenia anonimowe
Zgłoszenia anonimowe, w których nie jest możliwe ustalenie danych sygnalisty pozostawia się bez rozpoznania i nie stosuje się do nich zasad wynikających z niniejszej procedury.
§ 7. Rejestr zgłoszeń
- Każde przyjęte zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń.
- Za prowadzenie Rejestru zgłoszeń odpowiada Zespół.
- Rejestr zgłoszeń, stanowiący Załącznik nr 2 do Procedury powinien zawierać co najmniej:
- numer zgłoszenia;
- przedmiot naruszenia prawa;
- dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
- adres do kontaktu sygnalisty;
- datę dokonania zgłoszenia;
- informację o podjętych działaniach następczych;
- datę zakończenia sprawy.
- Rejestr zgłoszeń jest prowadzony przy zachowaniu zasad poufności. Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia i osób powiązanych z sygnalistą) oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
- Po otrzymaniu zgłoszenia dane osobowe są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
- Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 8. Fałszywe zgłoszenie
- Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
- Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości. Osoba, która dokonała zgłoszenia, w którym świadomie podano
nieprawdę lub zatajono prawdę nie korzysta z ochrony przewidzianej dla sygnalistów. - W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia lub innego stosunku prawnego.
- W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz Teatru im. Stefana Żeromskiego w Kielcach usługi lub dostarczającego towary na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.
- Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody po stronie Teatru im. Stefana Żeromskiego w Kielcach związanej z fałszywym zgłoszeniem.
§ 9. Przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych
oraz podejmowanie działań następczych w związku ze zgłoszeniami
- Po otrzymaniu zgłoszenia Zespół dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia pod kątem tego, czy informacje w nim zawarte umożliwiają rozpatrzenie zgłoszenia i podjęcie dalszych działań następczych, a także rejestruje zgłoszenie w Rejestrze zgłoszeń.
- Zgłoszenie może mieć charakter:
- jawny, gdy sygnalista zgadza się na ujawnienie swoich danych;
- zanonimizowany, gdy sygnalista nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają utajnieniu.
- Zespół może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy:
- zgłoszenie nie spełnia wymogów formalnych, określonych w par. 5 ust. 2;
- zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa;
- sprawa była już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, a w zgłoszeniu nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem wewnętrznym;
- zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne;
- niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.
- Jeśli zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie weryfikacji jego zasadności, a ponadto według opisu zgłoszenia zachodzi prawdopodobieństwo wystąpienia naruszenia prawa, następuje wszczęcie postępowania wyjaśniającego.
- Zespół potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania na adres do kontaktu wskazany w zgłoszeniu. Dalsze czynności podejmowane są bez zbędnej zwłoki.
- Zespół zawiadamia osobę, której zgłoszenie dotyczy o przyjęciu zgłoszenia wewnętrznego oraz wzywa ją do złożenia na piśmie wyjaśnień oraz przedstawienia ewentualnych dowodów potwierdzających jej stanowisko.
- W celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, Zespół może wzywać:
- pracowników lub współpracowników, którzy mogą mieć związek lub jakąkolwiek wiedzę w zakresie zgłoszenia;
- sygnalistę;
- osobę, której dotyczy zgłoszenie
do złożenia wyjaśnień ustnie bądź pisemnie.
Na wniosek Zespołu wezwane osoby mają obowiązek złożyć wyjaśnienia, udzielać informacji oraz udostępniać dokumenty w celu ustalenia wszystkich okoliczności zasadności zgłoszenia.
- Wyjaśnienia składane ustnie przez wezwane osoby utrwalane są w formie protokołu z rozmowy.
- W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać uznane za zasadne lub bezzasadne w całości lub części.
- Po ustaleniu całokształtu stanu faktycznego, Zespół podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia w formie protokołu.
- W przypadku uznania zgłoszenia za zasadne w całości lub części Zespół:
- formułuje propozycje działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, której dotyczy zgłoszenie, która dopuściła się naruszenia lub zawiadamia organy ścigania;
- określa rekomendacje co do możliwych działań zapobiegawczych mających na celu wyeliminowanie podobnych do opisanych w zgłoszeniu naruszeń w przyszłości.
- W przypadku uznania zgłoszenia za bezzasadne Zespół oddala zgłoszenie. W takim przypadku Zespół przekazuje niezwłocznie sygnaliście oraz osobie, której zgłoszenie dotyczy informację o przeprowadzonej weryfikacji zgłoszenia.
- Od decyzji Zespołu nie przysługuje odwołanie.
- Informacja zwrotna jest przekazywana sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
- Sygnalista jest każdorazowo informowany o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.
- Zgłoszenia rozpoznawane jest z dołożeniem należytej staranności, zasadą bezstronności i obiektywizmu, tak aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.
§ 10. Środki ochrony
- Sygnaliście, osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osobom powiązanym z sygnalistą pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi.
- Sygnalista, osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązane z sygnalistą, kwalifikują się do objęcia ochroną pod warunkiem, że miały uzasadnione podstawy, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i stanowią informację o naruszeniu prawa.
- Osoby, o których mowa w ust. 1, podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.
- Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 pracodawca, w szczególności podejmuje niezbędne środki, aby zakazać wszelkich form działań odwetowych wobec osób, o których mowa w ust. 1, w tym gróźb działań odwetowych i prób podejmowania działań odwetowych, w tym w szczególności działań odwetowych podejmowanych w następujących formach:
- odmowy nawiązania stosunku pracy;
- wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy;
- niezawarcia umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcia kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcia umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
- obniżenia wysokości wynagrodzenia za pracę;
- wstrzymania awansu albo pominięcia przy awansowaniu;
- pominięcia przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenia wysokości tych świadczeń;
- przeniesienia na niższe stanowisko pracy;
- zawieszenia w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
- przekazania innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
- niekorzystnej zmiany miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
- negatywnej oceny wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
- nałożenia lub zastosowania środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej lub środka o podobnym charakterze;
- przymusu, zastraszania lub wykluczenia;
- mobbingu;
- dyskryminacji;
- niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania;
- wstrzymania udziału lub pominięcia przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
- nieuzasadnionego skierowania na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
- działania zmierzającego do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
- spowodowania straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
- wyrządzenia innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
§ 11. Zgłoszenie do Rzecznika Praw Obywatelskich
oraz instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych UE
- Informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej w trybie właściwym do dokonania takich zgłoszeń.
- Informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych. Nie skutkuje to pozbawieniem Sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy o ochronie sygnalistów.
§ 12. Przepisy końcowe
- Przepisy niniejszej procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na trzy lata.
- W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r o ochronie sygnalistów oraz właściwe w tej materii przepisy prawa krajowego.
Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych
przez Teatr im. Stefana Żeromskiego w Kielcach – dla Sygnalisty
Spełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, zwane dalej RODO)
- Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Pani/Pana dane osobowe jest Teatr imienia Stefana Żeromskiego w Kielcach ul Sienkiewicza 32 , 25-507 Kielce,
- W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Teatru im. S. Żeromskiego w Kielcach pisemnie na adres:
- poczty elektronicznej: iod@treatrzeromskiego.pl
- siedziby administratora;
- Może Pan/Pani kontaktować się w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO z Administratorem z wykorzystaniem danych teleadresowych wskazanych w pkt 1 lub z wyznaczonym u Administratora inspektorem ochrony danych z wykorzystaniem danych teleadresowych wskazanych w pkt 2.
- Podanie przez Panią/a jako sygnalistę/osobę zgłaszającą swoje dane osobowe, w szczególności imienia, nazwiska, adresu, danych kontaktowych, jest dobrowolne. W przypadku ich podania Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celu:
- w celu spełnienia prawnego obowiązku ciążącego na Administratora związanego ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz na podstawie ustawy z 14.06.2024r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928)
- możliwości weryfikacji otrzymanej od Pani/a informacji i przeprowadzenia wewnętrznego dochodzenia w przedmiocie zgłoszenia na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO (prawnie uzasadnionego interesu Administratora w postaci zidentyfikowania, przeciwdziałania ryzyka wystąpienia naruszenia, podjęcia działań związanych z ustaleniem, czy będące przedmiotem zgłoszenia działanie lub zaniechanie stanowi rzeczywiste lub potencjalne naruszenie przepisów prawa);
- Pani/a dane osobowe będą przetwarzane przez maksymalnie okres 3 lat od końca roku kalendarzowego w którym zostało przyjęcia zgłoszenia
- Administrator zapewnia poufności Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa: organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne lub działającym na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa lub operatorom pocztowym.
- Pani/a dane nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.
- Dane które przetwarzamy otrzymaliśmy bezpośrednio od osoby której dotyczą
- Zgodnie z Ustawą o sygnalistach podanie danych jest dobrowolne
- Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
- Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
- Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa; tel. 606 950 000, fax. 22 531 03 01, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl)